Selon certaines études, une réunion sur deux est inutile, n’exige que la moitié des participants, et les personnes qui y participent estiment qu’elles perdent 50 % de leur temps. Alors comment pouvons-nous rendre nos réunions d’ordonnancement des travaux de maintenance plus efficaces? Voici six conseils simples et pratiques pour réduire le nombre de réunions et leur durée, améliorer leur pertinence et sceller enfin la planification de la semaine à venir.
1 – Déterminer les règles du jeu, un must
Affichez les règles à suivre pendant votre réunion et communiquez-les aux participants. Ces règles simplifieront l’organisation des réunions et influenceront le comportement des participants.
2 – Partager l’information en dehors des réunions
Durant une réunion, partager de l’information est une perte de temps! Implantez plutôt des plate-formes collaboratives, de communication ou de partage de documents.
3 – Inviter les personnes provenant du bon niveau hiérarchique
Sélectionner les bons intervenants, ceux qui doivent s’expliquer et prendre des décisions est primordial! Laissez de côté les egos!
4 – Avoir en main un ordre du jour qui présente les sujets de discussion
Commencez la réunion par la lecture du document afin de favoriser la concentration, puis la discussion, et ce, page par page, diapo par diapo, pour remettre en question les données, les hypothèses et les résultats.
5 – S’installer confortablement
Installez-vous de manière à favoriser les échanges. Une salle avec des sièges en rangée n’avantage pas les échanges. Une table ovale pour sa part suscite les échanges en son centre, mais désavantage les participants situés aux extrémités. Choisissez l’aménagement idéal pour vous…une table ronde, plus petite, ou carrée, selon votre préférence !
6 – Réinventer ses réunions
La répétition entraîne la récurrence des comportements et des pratiques anciennes. Elle a un impact sur la prise de décisions. Renouvelez votre approche des réunions. Mettez fin aux pratiques anciennes, modifiez les formats, et n’hésitez pas à changer l’ordre du jour et les règles du jeu.
Nos conseils ont attiré votre attention? Alors, demandez-vous ceci :
- Quelle réunion puis-je annuler ou refuser?
- Combien de participants sont réellement requis à cette réunion?
Le temps gagné vous servira à mieux planifier vos activités et à innover vos façons de faire.
